Innan du börjar
Du behöver skrivbehörighet för fakturering i den valda arbetsytan, samt en faktura som stöder återkommande hantering. Att manuellt köra schemalagda fakturor kräver dessutom den administrativa behörighet som anges i Midas.
Vad ska man göra
- Spara och granska först fakturamallen. Använd alternativen för att göra fakturan återkommande eller schemalägga den, alternativt gå till ”Återkommande fakturor” för att hitta ett befintligt schema.
- Kontrollera kunden, artiklarna, priserna och valutan i mallen. Välj frekvens, datum för nästa faktura och ange om schemat ska vara aktivt.
- Välj om systemet ska skapa utkast för granskning, godkänna fakturor automatiskt, eller godkänna dem automatiskt och skicka dem via e-post (där detta alternativ finns). Kontrollera mottagaren och bekräfta uttryckligen att de automatiska åtgärderna ska utföras. För scheman som använder utländsk valuta skapas utkast så att växelkurserna kan granskas.
- Spara schemat och öppna ”Återkommande fakturor” på nytt. Kontrollera nästa datum, läge, status och den senast genererade fakturan. Den ursprungliga fakturamallen finns kvar som en separat post.
- Om du vill uppdatera priser eller artiklar, spara ändringarna i mallen innan du redigerar och sparar det tillhörande schemat. Använd ”Pausa” för att stoppa framtida genereringar. Innan du väljer ”Återuppta”, kontrollera nästa datum och godkännandeläget, eftersom datum som passerat kan komma att bearbetas.
- Om du har administrativ behörighet att köra schemalagda fakturor, granska alla profiler som förfaller i den valda arbetsytan innan du väljer ”Kör förfallna profiler nu”. Kontrollera därefter vilka fakturor som har genererats och hur leveransen har gått.
Vad händer härnäst
Det sparade schemat visar den avsedda frekvensen, nästa datum och godkännandeläget. Varje genomförd körning skapar nya fakturor utifrån mallen samt aktuella uppgifter om företaget och kunden; själva betalningen hanteras separat.
Om något går fel
Ett sparat utkast visar inte att ett återkommande schema har skapats. Granska eventuella varningar och listan över scheman innan du försöker igen. Vissa fakturaversioner stöder inte att skapa eller redigera scheman; kringgå inte en inaktiverad kontroll. Kontakta Yasa med arbetsytan och fakturans eller schemats referens om resultatet av inställning, generering eller leverans fortfarande är oklart.
